Humboldt-Universität zu Berlin - Personalrat der studentischen Beschäftigten

Informationen für Personalverantwortliche zur Einstellung studentischer Hilfskräfte nach Maßgabe des Personalrats der studentischen Beschäftigten (PRstudB).

 

1. Allgemeines
2. Ausschreibung
3. Bewerbungsgespräche
4. Einstellungsantrag/ Auswahlbegründung
5. Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung (Nichtausschreibung)
6. Ausschreibung unter Vorbehalt der Mittelfreigabe

 

 

1. Allgemeines

(a) Die Dienstvereinbarung 12/98 zwischen der Humboldt-Universität zu Berlin und dem Personalrat der studentischen Beschäftigen (PRstudB) regelt grundsätzlich die Modalitäten der Einstellungen von studentischen Hilfskräften. Mit der Absicht, mögliche Probleme vermeiden zu helfen, geben wir im Folgenden einige Hinweise.

(b) Gemäß § 121 (1) Berliner Hochschulgesetz darf sich grundsätzlich jede*r Studierende bewerben, die*der an einer Hochschule innerhalb Deutschlands immatrikuliert ist. Ausgenommen davon sind Studierende in einem weiterführenden Studiengang sowie Promotionsstudierende. Besonders willkommen sind Bewerbungen von Studierenden die gesellschaftlich wirksame Benachteiligungen erfahren (siehe https://hu.berlin/sozial).

 

2. Ausschreibung

(a) Laut Ziffer 1 der Dienstvereinbarung 12/98 sind alle neu zu besetzenden Stellen für studentische Hilfskräfte auszuschreiben. Vor der Ausschreibung ist die Mitwirkung des Personalrats der studentischen Beschäftigten herbeizuführen.

 

(b) ist seit September 2018 entfallen

Das Verfahren zur Standardausschreibung existiert nicht mehr. Ausschreibungen können nur noch per Antrag auf individuelle Ausschreibung und nach Beteiligung des Personalrats der studentischen Beschäftigten ausgehangen werden.

(b) Von Letzterem abweichend besteht die Möglichkeit der Standardausschreibung. Eine Standardausschreibung kann unter Umgehung des Dienstweges über Personalabteilung und PRstudB sofort ausgehängt werden. Je eine Kopie ist an den Personalrat der studentischen Beschäftigten und die Personalabteilung zu übermitteln. Als Standardausschreibung gilt die Ausschreibung einer Beschäftigungsposition von zweijähriger Dauer und einer Arbeitszeit von mindestens 41 Monatsstunden mit dem in Ziffer 4 der Dienstvereinbarung 12/98 geforderten Inhalt. Die Anforderungen an die Bewerber_innen können ausführlich spezifiziert werden.

(c) Eine höhere Semesterzahl oder das Alter der Bewerber*innen sind keine Ausschlusskriterien. Aufgrund des Interesses vieler Dienststellen, geeignete Hilfskräfte über volle vier Jahre zu beschäftigen, hat die Personalabteilung folgende, von uns akzeptierte Formulierung vorgeschlagen:„ Bevorzugt werden Bewerbungen, die  mit begründeter Darlegung erwarten lassen, dass ggf. auch eine Beschäftigung  für insgesamt 8 Semester möglich ist.”

(d) Die Ausschreibung muss den Hinweis enthalten, dass Angaben zur sozialen Lage erwünscht sind (Ziffer 4 der Dienstvereinbarung 12/98). Kriterien diesbezüglich sind unter anderem persönliche Umstände wie Mutterschaft, chronische Krankheiten, Pflege Angehöriger.

Bei gleicher Eignung sind allgemeine (soziale) Kriterien entscheidend. Der PRstudB bittet darum generell verstärkt allgemeine (soziale) Kriterien bei der Auswahl von Bewerber*innen zu berücksichtigen. Im Folgenden werden einige gesellschaftlich wirksame Nachteile genannt, welche Berücksichtigung finden sollen:

• Frauen, Trans, Inter und nicht binäre Gender
• Menschen mit queeren/nicht heteronormativen Lebensweisen
• Menschen mit Kind_ern (insbesondere Alleinerziehende)
• Menschen, die ihren Lebensunterhalt selbst verdienen müssen
• Menschen ohne deutsche Staatsangehörigkeit,
• Menschen ohne Deutsch als Muttersprache
• Menschen mit Migrationsgeschichte
• People of Color und Schwarze Menschen
• Menschen, aus einem nichtakademischen Haushalt ("First Generation")
• Menschen mit (beeinträchtigenden?) chronischen Erkrankungen / Behinderungen / Schwerbehinderungen
• Angehörige Pflegende
• (Halb-) Waisen

Gern berät Sie der PRstudB hierbei. Informationen zu allgemeinen (sozialen) Kriterien finden Sie hier: https://hu.berlin/sozial

 

(e) Bei einer Ausschreibung sind alle Abweichungen vom Formblatt Antrag auf individuelle Ausschreibung, Tarifvertrag, Berliner Hochschulgesetz oder Dienstvereinbarung abweichenden Einstellungskonditionen (geringere Laufzeit oder Monatsstundenzahl) schriftlich zu begründen.

(f) In Ausnahmefällen entscheidet der PRstudB, ob (für einen Zeitraum von bis zu 12 Wochen) von einer Ausschreibung abgesehen werden kann. Dazu ist beim PRstudB ein Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung (NICHTausschreibung) zu stellen (siehe unten).

 

3. Bewerbungsgespräche

Grundsätzlich sind mit allen geeigneten Bewerber*innen Vorstellungsgespräche zu führen. Der PRstudB ist mindestens sieben Tage vorher zu den Bewerbungsgesprächen einzuladen. (Ziffer 5 der Dienstvereinbarung 12/98).

Einladungsentscheidungen ist eine Tabelle zum Nachvollzug von (NICHT-) Einladungskriterien (Auswahltabelle) beizufügen. Diese soll Beschäftigungsstellen helfen, schnell und effizient (NICHT-) Einladungen zu Vorstellungsgesprächen nachvollziehbar zu machen.

Wichtig:

• Auswahlkriterien müssen auf alle Mitbewerber*innen angewendet werden. Insofern ein Kriterium angewendet wird, ist dies auf alle Bewerber*innen anzuwenden.
• Ein*e Kandidat*in darf nicht wegen eines fehlenden Kriteriums von Bewerbungsgesprächen ausgeschlossen werden, über das andere eingeladene Bewerber*innen ebenfalls nicht verfügen.
• NICHTeinladung sind zusätzlich als Fließtext zu begründen.

 

EINLADUNGEN zu Vorstellungsgesprächen sollen immer mindestens folgende Informationen enthalten:

• Datum, Uhrzeit und Ort
• Kontaktpersonen (Einstellende)
• Kontakt zu verantwortlichen Personen und dezentralen Interessenvertreter*innen (Frauenbeauftragte) (Name / Telefonnummer / E-Mailadresse)
• Funktionen und Namen der Teilnehmenden
• Anzahl NICHTladung
• Anzahl Ladungen
• Anzahl Zusagen
• Ladung (Frauen-, Schwerbehinderten-) Beauftragte erfolgt?

 

Bei gleicher Eignung sind allgemeine (soziale) Kriterien entscheidend. Der PRstudB bittet darum generell verstärkt allgemeine (soziale) Kriterien bei der Auswahl von Bewerber*innen zu berücksichtigen. Im Folgenden werden einige gesellschaftlich wirksame Nachteile genannt, welche Berücksichtigung finden sollen:

• Frauen, Trans, Inter und nicht binäre Gender
• Menschen mit queeren/nicht heteronormativen Lebensweisen
• Menschen mit Kind_ern (insbesondere Alleinerziehende)
• Menschen, die ihren Lebensunterhalt selbst verdienen müssen
• Menschen ohne deutsche Staatsangehörigkeit,
• Menschen ohne Deutsch als Muttersprache
• Menschen mit Migrationsgeschichte
• People of Color und Schwarze Menschen
• Menschen, aus einem nichtakademischen Haushalt ("First Generation")
• Menschen mit (beeinträchtigenden?) chronischen Erkrankungen / Behinderungen / Schwerbehinderungen
• Angehörige Pflegende
• (Halb-) Waisen

Gern berät Sie der PRstudB hierbei. Informationen zu allgemeinen (sozialen) Kriterien finden Sie hier: https://hu.berlin/sozial

 

 

NACHLADUNGEN sollen zukünftig noch vor den Einladungen zu Vorstellungsgesprächen erfolgen. Nachladungen sollen also NICHT mehr nachträglich nach bereits stattgefundenen Vorstellungsgespräch nachgeholt werden.

Um vorab über Nachladungen zu entscheiden bittet der PRstudB nach Auswahl der Bewerber*innen durch den Bereich und spätestens zwei Wochen vor den geplanten Vorstellungsgesprächen darum, dass folgende Informationen zur Verfügung gestellt werden:

• Ausschreibung der Stelle
• Unterlagen der Bewerber*innen
• Tabelle zum Nachvollzug der Anwendung von fachlichen und allgemeinen (sozialen) Kriterien (Vorlage: https://hu.berlin/nachvollzug)
• Begründung von Nichteinladungen

Unbegründete oder nicht nachvollziehbare Nichteinladungen führen zu Nachladungen.

 

4. Einstellungsantrag / Auswahlbegründung

(a) Abweichungen von der üblichen Laufzeit oder Monatsstundenzahl sind schriftlich zu begründen, sofern dies nicht schon bei der Ausschreibung erfolgt ist.

WICHTIG: Insofern die Möglichkeit besteht oder es wahrscheinlich ist, dass während der Laufzeit Mittel für eine längere Beschäftigung zur Verfügung stehen, ist eine Einstellung mit der Option auf Vertragsverlängerung bei Mittelverfügbarkeit zu stellen.

(b) Auswahlentscheidungen sind ausführlich zu begründen und müssen auf alle Bewerber*innen eingehen.

(c) Einstellungsbegründungen müss die Bewerber*innen reihen (platzieren). Dies dient dem besseren Nachvollzug der Entscheidung und soll gegebenenfalls Nachbesetzungen erleichtern.

 

5. Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung (NICHTausschreibung)

Vor einem Antrag auf Verzicht auf Ausschreibung (NICHTausschreibung) beachten Sie bitte die Möglichkeit einer Ausschreibung unter Vorbehalt der Mittelfreigabe (siehe unten).

 

Auf die allgemeine Ausschreibungspflicht kann Ausnahmsweise - und nur nach Antrag beim Personalrat der studentischen Beschäftigten (PRstudB) - zeitlich beschränkt verzichtet werden.

 

Im folgenden wird ein VERZICHT auf Ausschreibung einer Stelle in den Kontext des gesamten Verfahrens einer Stellenbesetzung gesetzt. Eine ausführliche Beschreibung des Verfahrens der Stellenbesetzung findet sich auch auf den Internetseiten der Personalabteilung.

 

Ein Stellenbesetzungsverfahren besteht aus VIER Teilverfahren:

1. Antrag auf Ausschreibung mit Klärung von
   • Beschreibung der Stelle (Aufgaben und Anforderungen) und
   • Finanzierung der Stelle (Haushalts- oder Drittmittel)
   • Abstimmung des PRstudBs
2. öffentliche (de-) zentrale Ausschreibung der Stelle mit

• befristetem Aushang und
• Eingang von Bewerbungen

 3. Vorstellungsgespräche mit

• begründeter Auswahl und (NICHT-) Einladung von Bewerber*innen.
• eventueller Nachladung von Bewerber*innen durch den PRstudB auf Grundlage der Ausschreibung und der Bewerbungen und Auswahlentscheidung.
• Durchführung der Vorstellungsgespräche (auch bei nur einer Bewerbung) mit möglicher Anwesentheit von Frauen-, Schwerbehindertenbeauftragte und PRstudB.

 4. Antrag auf Einstellung mit

• begründeter (NICHT-) Einstellungsentscheidung und Reihung (Platzierung) der Bewerber*innen. Diese muss auf alle Bewerber*innen eingehen, die an Vorstellungsgesprächen teilgenommen haben.
• Abstimmung des PRstudB über den Antrag auf Grundlage der Ausschreibung, Bewerbungen, Vorstellungsgespräche und Einstellungsentscheidung.
• (NICHT-) Einstellung der Bewerber*innen.

 

WICHTIG:
Ein Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung betrifft nur das 2. Teilverfahren, also die öffentliche Ausschreibung (den Aushang) der Stelle. Es kann also beantragt werden, auf die öffentliche Ausschreibung (den Aushang) der Stelle zu Verzichten.

Auf die restlichen Teilverfahren (Klärung von Beschreibung und Finanzierung der Stelle, Vorstellungsgespräche, Antrag auf Einstellung) wird mit dem Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung NICHT verzichtet.

Ein Antrag auf Verzicht auf Ausschreibung dient lediglich dazu, auf das 2. Teilverfahren, also auf den Aushang der Ausschreibung der Stelle zu verzichten.

 

Ein VERZICHT auf Ausschreibung dient also dazu, ein Verfahren zur Stellenbesetzung zu beschleunigen, indem auf ein Teilverfahren (die Ausschreibung / den Aushang der Stelle) verzichtet wird. Die Besetzung der Stelle kann so mehrere Wochen früher geschehen.

 

Anträge auf VERZICHT auf Ausschreibung sind Ausnahmen von der allgemeinen Ausschreibungspflicht und ein Entgegenkommen des PRStudB gegenüber den Einstellenden.

Ohne eine entsprechende hochschulinterne Regelung haben Anträge auf VERZICHT auf Ausschreibung keine Bearbeitungsfristen. Dass heißt, dass der PRstudB diese Anträge beliebig lang bearbeiten kann.

 

Um die Bearbeitung von Anträgen auf VERZICHT auf Ausschreibung kurz zu halten, stellt der PRstudB ein Formular zur Verfügung, welches die notwendigen Informationen zur zügigen Entscheidungsfindung abfragt. 

 

WICHTIG:

Auf eine Ausschreibung kann nur ZEITWEISE für einen Zeitraum von BIS ZU 12 Wochen verzichtet werden. Entweder einer Einstellung geht ein entsprechendes Ausschreibungsverfahren bis zu 12 Wochen voraus oder auf eine Einstellung folgt binnen 12 Wochen eine Ausschreibung.

Wenn eine Einstellung für eine Stelle kurzfristig (weniger als 12 Wochen bis zum Beschäftigungsbeginn) vorgenommen werden soll, ist dies nur kurzzeitig (also für einen Beschäftigungszeitraum von maximal 12 Wochen) möglich. Spätestens nach 12 Wochen muss eine Ausschreibung der Stelle erfolgen.

 

 

Es ergeben sich also ZWEI Arten von Anträgen auf (zeitweisen) Verzicht auf Ausschreibung:

 

1. (Zeitweiser) Verzicht auf Ausschreibung zur kurzfristigen und kurzzeitigen Erledigung der Aufgaben, mit gleichzeitiger Ausschreibung der Stelle und Abschluss des Auswahlverfahrens in dieser Zeit.
   
   Der Ausschreibungsverzicht soll sowohl die kurzfristige Beschäftigung (maximal 12 Wochen bis Beschäftigungsbeginn) und kurzzeitige Erledigung der Aufgaben (für maximal 12 Wochen) sicherstellen, als auch die Ausschreibung und den Abschluss des Auswahlverfahrens der Stelle während der kurzzeitigen Beschäftigung sicherstellen.
   
    
2. (Zeitweiser) Verzicht auf Ausschreibung wegen Berücksichtigung weiterer Bewerbungen einer vorhergehenden Ausschreibung einer identischen Stelle.
   
   Zwischen Bekanntwerden der Notwendigkeit oder Möglichkeit der Beschäftigung und Abschluss des vorhergehenden Auswahlverfahrens liegen weniger als 12 Wochen.
   Die Beschreibungen (Aufgaben und Anforderungen) der ausgeschriebenen Stelle und der zu besetzenden Stelle müssen identisch sein.
   
   Wenn Sie auf eine Ausschreibung verzichten wollen, weil Sie eine*n zweit- oder drittplazierte*n Bewerber*in aus einem vorangegangenen Ausschreibungsverfahren einstellen möchten, dann bitten wir Folgendes zu beachten:
    

• Das betreffende Ausschreibungsverfahren (das heißt das Ende des Bewerbungszeitraums, welches mit der Durchführung der Bewerbungsgespräche endet) sollte nicht länger als 12 Wochen zurückliegen und
• die zuvor ausgeschriebene Beschäftigungsposition muss ein identisches Stellen- und Anforderungsprofil aufweisen (das heißt: dieselbe Ansieldung (Fachbereich und direkte*r Vorgesetze) sowie gleiches Aufgabengebiet und Anforderungen).
   

Anträge auf VERZICHT auf Ausschreibung (NICHTausschreibung) sollten dem PRstudB auf schnellstem Wege direkt zugesandt werden.

Sofern der PRstudB einen Antrag auf VERZICHT auf Ausschreibung (NICHTausschreibung) ablehnt, teilt der PRstudB diese Entscheidung der beantragenden Stelle umgehend mit, damit das ordentliche Ausschreibungsverfahren unverzüglich eingeleitet werden kann.

Nimmt der Antrag auf NICHTausschreibung (gemeinsam mit dem Einstellungsantrag) den Verwaltungsweg über die Personalabteilung, liegt dieser erst mit erheblicher zeitlicher Verzögerung beim PRstudB vor. Bei einer möglichen Ablehnung des Antrags kann das Ausschreibungsverfahren dann erst verzögert eingeleitet werden, was wiederum zu einer verspäteten Besetzung der Stelle führen kann.

 

 

Zur Kurzfristigkeit (der Stellenbesetzung) oder Kurzzeitigkeit (der Beschäftigung):

• Eine Kurzfristigkeit liegt dann vor, wenn zwischen dem Bekanntwerden, dass eine Einstellung notwendig oder möglich ist, und dem beantragten Einstellungstermin weniger als 12 Wochen liegen (Dauer eines ordentlichen Ausschreibungsverfahrens).
• Eine kurzzeitige Beschäftigung liegt dann vor, wenn die Stelle für maximal 12 Wochen besetzt werden soll. Der Hinweis, dass Ihnen eine besonders geeignete Person bekannt ist, sowie die Beschreibung der Qualifikation dieser Person können nicht allein als Gründe für einen Verzicht auf Ausschreibung gelten.
  
   

6. Ausschreibung unter Vorbehalt der Mittelfreigabe

(a) Da eine Ausschreibung unter Vorbehalt der Mittelfreigabe keinen Rechtsanspruch auf Einstellung begründet, besteht – besonders in Bezug auf Drittmittelstellen – die Möglichkeit einer solchen Stellenausschreibung.

Die Kurzfristigkeit einer Einstellung resultiert oft daraus, dass zwar die Drittmittel-gewährung als sicher gilt, die Gelder aber noch nicht definitiv freigegeben sind. Die Kurzfristigkeit dieser Freigabe begründet schließlich die Kurzfristigkeit der Stellenbesetzung.

Eine Stellenausschreibung unter Vorbehalt ermöglicht es auch in solchen Fällen, ein ordentliches Ausschreibungsverfahren durchzuführen und einen aufwändigen Nichtausschreibungsantrag zu vermeiden.

 

(b) Der vorgesehene Beschäftigungszeitraum kann bei einer solchen Ausschreibung offen gelassen werden. Ein Vermerk, dass die Ausschreibung unter Vorbehalt der Mittelfreigabe erfolgt, ist sinnvoll. Die Möglichkeit von Ausschreibungen unter Vorbehalt der Mittelfreigabe wurde vom PRstudB mit der Personalabteilung abgestimmt.