Humboldt-Universität zu Berlin - Medienkommission

Zwischenbericht zum erreichten Stand (Vorbereitung Bericht MK)

Anlass dieses Berichts ist das Ende der externen Beratung durch die Diplomkauffrau Frau Evelin Rosenfeld August 2005

1. Ziele des Projekts
   Die UB hat sich mit dem BEP drei Ziele gesteckt:

1. Eine strategische Neubestimmung
   Die Strukturveränderung an der Humboldt-Universität, die abnehmende Sollstellenzahl der UB und die sich ergebenden Veränderung durch das Grimm-Zentrum erfordern eine grundlegende Reflexion der Aufgaben der UB. Diese Neubestimmung muss gekennzeichnet sein durch eine langfristige, verläßliche Planung und eine Konzentration der Aufgaben. Die kann nur in enger Abstimmung mit der Entwicklung der Universität insgesamt geschehen.
2. Eine bedarfsgerechte Ressourcenverteilung
   Angesichts der abnehmenden Sollstellenzahl, der bereits vorhandenen Ressourcenunterlast (vgl. Benchmarking der Berliner Ubs) und der Notwendigkeit für innovative Dienstleistungen Personalkapazitäten zur Verfügung zu stellen sieht sich die UB vor der Aufgabe, eine Methode zu entwickeln, die es ihr ermöglicht, das vorhandene Personal bedarfsgerecht, d.h. im Sinne ihrer Strategie einzusetzen.
3. Verbesserung der internen Kommunikation
   Die Umsetzung einer neuen Strategie kann nur gelingen, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die geplanten Schritte informiert und entsprechend ihren Arbeitsaufgaben an der Diskussion beteiligt werden. Ziel ist eine Kommunikationskultur, die zur Schaffung einer Corporate Identity beiträgt.

1. Methode des Projekts
   Als Methode für das Projekt hat sich die UB für die Balanced Score-Card entschieden. Allgemein wird die BSC für öffentliche Einrichtungen als besonders geeignet angesehen, da sie die vielfältigen Interessenlagen und Perspektiven gleichermaßen berücksichtigt und gleichzeitig eine Konzentration auf die wichtigsten Handlungsfelder ermöglicht.
2. Aufgabe der externen Unterstützung
   Das Ziel der externen Beratung durch Frau Rosenfeld (Januar bis August 2005) lag in der Vermittlung der Methode der BSC.
   Während die Methode und die jeweils anstehenden Einzelschritte von Frau Rosenfeld erläutert wurden, lag die Anwendung auf bibliothekarische Fragen ganz bei der UB.
   Geplant war in der Zeit der Beratungsphase einen ersten Zyklus durchzuführen, der von der Erarbeitung der Strategie, über einzelne Schritte und Maßnahmen, der Planung der notwendigen Ressourcen, Zielvereinbarungen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bis zu einem ersten Testlauf in der Umsetzung reichte.
3. Erreichter Stand
   Das Ziel Ende Oktober 2005 einen ersten Zyklus der BSC abgeschlossen zu haben, konnte nicht erreicht werden.
   Der Aufwand den ein solcher Kulturwechsel bedeutet wurde von uns unterschätzt. Dies führte dazu, dass die einzelnen Phasen erheblich länger dauerten als geplant. Bereits während des Verlaufs wurde dieser Umstand bemerkt und der Zeitplan dahingehend verändert, dass mit Ende der externen Beratung die Phase der Strategiediskussion weit fortgeschritten ist, die Entwicklung von Maßnahmen begonnen hat und eine Erfassung der vorhandenen Ressourcen gemäß den derzeitigen Aufgaben vorbereitet worden ist. Die Zeitverschiebung hat zur Folge, dass die weiteren notwendigen Schritte nun ohne die externe Unterstützung durch die UB getan werden müssen.
   
   Im Einzelnen lassen sich folgende erste Ergebnisse festhalten:
   

1. Die UB entwickelte eine Vision ihres Bildes im Jahr 2010, die ihre Strategie plastisch ausdrückt.
2. Erstellt wurde eine eigene BSC mit den fünf Perspektiven: Nutzer/Nutzerinnen, Leistungen, interne Steuerung, Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen und Entscheider/ Partner/ Wettbewerber.
   Diese Perspektiven bestehen jeweils aus mehreren strategischen Zielen, denen wiederum verschiedene Strategien der Umsetzung zugeordnet wurden.
   (abgedruckt im Handbuch Teil I v.19.4.2005) Mit dieser BSC legt die UB zum ersten Mal eine Gesamtstrategie vor.
3. Zu den von der UB-Leitung vorgegebenen Strategien erarbeiteten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in mehreren Arbeitsgruppen Maßnahmenvorschläge zur Realisierung.
4. Um eine Zuteilung von Zeitkapazitäten zu den geplanten Maßnahmen durchführen zu können, muss zunächst der Stand der Ressourcen für die derzeitigen Aufgaben ermittelt werden. Hierfür wurde eine Aufgabensystematik geschaffen, die alle derzeitig in der UB ausgeführten Aufgaben und Projekte enthält.
   Konkret steht nun an, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anhand dieser Aufgabensystematik die notwendige Arbeitszeit abschätzen.

5. Auftretende Schwierigkeiten im Projektverlauf
   Mit dem BEP wurde eine komplette Umwälzung der UB in die Wege geleitet, die auch die Organisationsstruktur berührt und im Gesamtprozess mehrere Jahre in Anspruch nimmt. Eine strategische Neubestimmung muss alle Handlungsfelder der UB einbeziehen, umfasst also auch langfristige Projekte wie z.B. die Vorbereitung des Grimm-Zentrums. Sehr rasch wurde deutlich, dass die Dimension des Projektes zu Beginn nicht richtig eingeschätzt wurde. Dementsprechend war die Kapazitätenplanung für das Projekt nicht ausreichend. Diese Situation wurde teilweise noch verstärkt durch anstehende Sonderaufgaben, die sich nicht verschieben ließen wie der Umzug in die Hessische Str. und die Aleph-Migration.
   Zudem fehlten der UB-Leitung die notwendigen Erfahrung mit betriebswirtschaftlichen Methoden, was die einzelnen Phasen der Methodenvermittlung deutlich verlängerte.
   Die Entscheidung, theoretische Strategiediskussion und Erwerb eines methodischen Verständnis schon von Beginn an mit der Umsetzung in die bibliothekarische Praxis zu verbinden, erwies sich als ungünstig und Überforderung.
   Neben der Unterschätzung der Veränderungsintensität und des Aufwandes war ein zweiter entscheidender Fehler die mangelnde Vermittlung des Projekts innerhalb der HU, vor allem aber bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Besonders in der letzten Phase entzündete sich die Diskussion an der Frage der Zeitabschätzung durch die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

5. Nachholbedarf
   Es ist unmittelbarer Bestandteil der Methode, dass die BSC und ihre Umsetzung zyklisch überarbeitet werden müssen. In diesem Sinne kann das jetzige Ergebnis nicht als perfekt betrachtet werden. Eine grundlegende Überarbeitung darf aber nicht auf Kosten der Fortsetzung des Projekts geschehen und muss auf den 2. Zyklus verschoben werden.
   Demgegenüber gilt es auch schon im jetzigen, ersten Zyklus bestimmte Ergebnisse zu konkretisieren bzw. nicht zu Ende geführte Diskussion abzuschließen.
   

6. Weitere Planung
   Als Aufgaben innerhalb des 1. BSC-Zyklus stehen bis Frühjahr 2006 an:
   

1. Die Konkretisierung und Vermittlung der UB-BSC
2. Die Vermittlung des Projektinhalts und der anstehenden Aufgaben an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
3. Die aufgabenbedingte Erfassung der Ist-Ressourcen
4. Das Erstellen einer priorisierten Liste zukünftiger Aufgaben der UB (inklusive der Pflichtaufgaben, neuer Maßnahmen und aller Projekte)
5. Zuordnung von Ressourcen zu dieser Liste
6. Ein Testlauf dieser ersten Maßnahmen
7. Vereinbarungen über ein geeignetes Controlling